Akt notarialny mieszkania i wszystko co się z nim wiąże w 2024 roku

Co to jest akt notarialny mieszkania? Dlaczego jest taki ważny? Czy da się kupić mieszkanie bez aktu notarialnego? Co powinien zawierać ten dokument i kto go podpisuje? Jakich dokumentów wymagają przepisy do przygotowania przez notariusza umowy kupna-sprzedaży? Eksperci z CSN „Atrium” przygotowali w poniższym artykule odpowiedzi na te oraz inne pytania.

Spis treści

Akt notarialny mieszkania – co to właściwie jest?

Mówiąc o akcie notarialnym mamy na myśli szczególną formę dokumentu urzędowego, za którego przygotowanie odpowiada notariusz. Po co kreuje się taki papier? Otóż służy on do stwierdzenia czynności prawnej i zabezpieczenia interesów dwóch stron przystępujących do transakcji. Przykładem wspomnianej czynności prawnej może być transakcja, której przedmiotem jest jakaś nieruchomość, na przykład kupno mieszkania.

Akt notarialny mieszkania – procedura sporządzenia i powinności notariusza

Określona przepisami procedura wymaga, by przed podpisaniem aktu notarialnego przez zainteresowane strony notariusz (albo wyznaczona przezeń osoba) przeczytał treść dokumentu na głos. Jak można się domyślić, obecność zarówno stron dokonujących czynności prawnej jak i notariusza jest tu obowiązkowa. Po akcie odczytania dokumentu na notariuszu spoczywa obowiązek zapytania obecnych stron umowy (albo ich przedstawicieli), czy dokładnie rozumieją odczytaną treść i jej znaczenie, jak również o to, czy sporządzona nota jest zgodna z ich wolą. W tym momencie obecni zainteresowani mogą poprosić o odczytanie wybranych, albo wszystkich załączników należących do aktu notarialnego.

Kolejnym obowiązkiem notariusza jest dokonanie wyjaśnienie zapisów aktu notarialnego w sposób jasny i przystępny czyli tak, aby żadna z zainteresowanych stron nie miała wątpliwości co do zapisu i jego konsekwencji. Ponadto notariusz ma obowiązek zabezpieczenia interesów biorących w umowie stron oraz ich praw – dotyczy to także osób trzecich, dla których będąca przedmiotem aktu notarialnego czynność może mieć skutki prawne.

Akt notarialny mieszkania - treść dokumentu

Oprócz tego, że akt notarialny rozumiany jako forma zapisu powinien mieć konkretny kształt, musi też zawierać odpowiednie informacje, czyli:

• Dokładną datę sporządzenia
• Miejsce sporządzenia dokumentu
• Imię i nazwisko notariusza
• Określenie siedziby kancelarii notarialnej
• Personalia osób będących stronami transakcji wraz imionami ich rodziców, a także – w przypadku firm – określenie ich nazw i siedzib
• Personalia i adresy przedstawicieli działających w imieniu osób prawnych (pełnomocnicy, albo reprezentanci firm)
• Oświadczenia stron zawierające odwołania do okazywanych przy akcie notarialnym dokumentów
• Związane z żądaniami stron stwierdzenia faktów oraz istotnych okoliczności zachodzących przy spisywaniu aktu notarialnego
• Stwierdzenie odczytania, przyjęcia i podpisania aktu notarialnego
• Podpisy osób fizycznych (lub prawnych), które biorą udział w podpisaniu aktu notarialnego
• Podpis notariusza

Czy akt notarialny mieszkania jest zawsze potrzebny?

Przypisy prawa wyróżniają wiele czynności prawnych, które muszą zostać dokonane w formie aktu notarialnego, gdyż w przeciwnym razie zostaną uznane za nieważne. W pierwszej kolejności dotyczy to spraw związanych z przenoszeniem prawa własności lokalu oraz spraw majątkowych. Akt notarialny jest więc dokumentem, bez którego nie będą ważne następujące czynności prawne:

• Sprzedaż nieruchomości
• Ustanowienie oraz zbycie praw użytkowania wieczystego
• Ustanawianie ograniczonych praw rzeczowych, na przykład hipoteki
• Ustanawianie odrębnej własności lokalu
• Sprzedaż współdzielczego własnościowego prawa do lokalu
• Ustanowienie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu następującego w wyniku przekształcenia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
• Umowy, których przedmiotem jest dział spadku dotyczący nieruchomości, albo spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
• Zbycie spadku
• Ustanawianie pełnomocnictw do czynności prawnych, dla których akt notarialny jest formą niezbędną
• Majątkowe umowy małżeńskie
• Zrzeczenie się dziedziczenia

Trzeba dodać, że na notariuszu spoczywa też obowiązek umieszczenia w dokumencie aktu wniosku o dokonanie stosownego wpisy w księdze wieczystej jeśli w treści znajdują się informacje o przeniesieniu (lub zrzeczeniu się) prawa ujawnionego w księdze wieczystej, albo o czynności przenoszącej własność nieruchomości.

Zobacz również artykuł: Jak sprzedać odziedziczoną nieruchomość w 2024 roku? Specjaliści odpowiadają!

Co się dzieje kiedy akt notarialny mieszkania jest już gotowy?

Powiedzieliśmy o samej sytuacji sporządzenia aktu notarialnego, co się jednak dzieje gdy to już nastąpi? Otóż w terminie do trzech dni od chwili sporządzenia dokumentu notariusz powinien z urzędu przesłać do sądu właściwego do prowadzenia ksiąg wieczystych wypis aktu notarialnego zawierający wniosek o wpisanie do księgi wieczystej, wraz z dokumentami będącymi podstawą wpisu.

Na żądanie osób uprawnionych notariusz może sporządzić wypisy z aktu notarialnego. Są one powtórzeniem oryginału i mają taką samą moc prawną. Co ważne, nie ma ograniczenia liczby wypisów, może ona być dowolna. Na końcu każdego wypisu notariusz zaznacza kiedy i komu wydano taki wypis, jak również składa swój podpis i całość opatruje pieczęcią.

Według przepisów wszystkie obejmujące czynności dokumenty powinno się przechowywać przez 10 lat od chwili sporządzenia. Kiedy ten okres przeminie, notariusz przekazuje dokumenty na przechowanie do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego.

Nasi specjaliści polecają artykuł: Jak wygląda wizyta u notariusza - jak się przygotować? 
 

Akt notarialny mieszkania – co daje konkretnie?

Akt notarialny jest gwarancją, że zarówno interesy osoby sprzedającej jak i kupca są odpowiednio zabezpieczone. Zgodnie z regułami sporządzenia dokumentów zawiera wszystkie niezbędne detale, a wszystkie zapisy są sformułowane według określonych zasad, inaczej nie będą mogły być uznane za prawidłowe. Trzeba bowiem wiedzieć, że w przypadku umowy sformułowanej w sposób niewłaściwy, może ona zostać później unieważniona przez sąd.

Co daje posiadanie aktu notarialnego mieszkania? Jeśli dojdzie do sytuacji, gdzie któraś ze stron umowy nie dotrzyma jej zapisów, wówczas strona poszkodowana może dochodzić swoich praw na drodze sądowej i żądać realizacji odnotowanych postanowień.

Co ważne, aktu notarialnego nie można zniszczyć, ani sfałszować. Ponieważ oryginalny dokument jest przechowywany przez notariusza, działania takie są nie tylko bezprawne ale i bezsensowne. Owszem, kopie katu notarialnego mają status oryginału, ale tylko pod warunkiem, że to notariusz przekazał je stronom.

Akt notarialny mieszkania a transakcja kupna-sprzedaży tego mieszkania

Jedną z reguł polskiego rynku nieruchomości jest to, że wybór kancelarii notarialnej należy do kupca. W konsekwencji wszystkie koszty sporządzenia aktu notarialnego i towarzyszących sprawie podatków ponosi właśnie strona kupująca. Z naszego doświadczenia i wieloletniej współpracy w wieloma kancelariami wynika, że każdy notariusz ma własny styl prowadzenia praktyki i komunikowania się z Klientami. Trafny wybór to notariusz zaangażowany zarówno w czytanie, jak i dokładne wytłumaczenie wszystkich zapisów aktu notarialnego. Daje to pewność co do staranności w zabezpieczeniu interesów obu stron transakcji.

Akt notarialny mieszkania – jakie dokumenty będą niezbędne do jego sporządzenia?

Przygotowanie, skompletowanie i dokładna analiza dokumentów niezbędnych do sporządzenia aktu notarialnego jest bardzo ważnym elementem aranżowania każdej transakcji. W przypadku umowy kupna-sprzedaży nieruchomości jest to na ogół najtrudniejsza część dla obydwu stron. Trzeba jednak zaznaczyć, że w przypadku ofert sprzedaży nieruchomości obsługiwanych przez CSN „Atrium” właściciel mieszkania, domu, lub działki nie musi robić wszystkiego sam ponieważ integralną częścią naszej oferty jest pomocy przy załatwieniu wszystkich formalności, także tych związanych z dokumentacją. W czym przedstawiciel skupu nieruchomości może być pomocny konkretnie?

W pierwszej kolejności nasz specjalista wydelegowany do współpracy z właścicielem nieruchomości przeznaczonej na sprzedaż sprawdza, jaki rodzaj prawa do lokalu ma być przedmiotem transakcji. Przykładowo może to być

• mieszkanie spółdzielcze będące odrębnym przedmiotem własności  
   
• spółdzielcze własnościowe prawo do mieszkania określane jako ograniczone prawo rzeczowe bez praw do nieruchomości wspólnej

Rodzaj prawa do lokalu stanowi podstawową informację, na którą czeka notariusz i która będzie umieszczona w akcie notarialnym.

Jak sprawdzić rodzaj prawa do nieruchomości będącej przedmiotem transakcji kupna-sprzedaży?   
Informację tę można znaleźć w podstawie nabycia, jak również w księdze wieczystej. Notariusz sporządzający akt notarialny musi zobaczyć oba te dokumenty.

Może cię również zainteresować artykuł: Na co zwrócić uwagę podpisując akt notarialny?

Akt notarialny mieszkania – kwestia zapisów księgi wieczystej

Wszelkie nieścisłości należy wyjaśniać zawczasu, a ewentualne problemy przewidywać i reagować na nie zanim się jeszcze pojawią, dlatego przedstawiciel skupu nieruchomości musi dokładnie przeanalizować księgę wieczystą (o ile została ustanowiona) jak również dokładnie zweryfikować podstawę nabycia. W niektórych sytuacjach strony transakcji mogą włączyć do sprawy aktu notarialnego dodatkowe dokumenty albo spisać stosowne do okoliczności oświadczenie. Pojawia się tu oczywiście pytanie o to, czy każda nieruchomość musi mieć księgę wieczystą? Otóż sytuacja wygląda następująco:

• wszystkie lokale mieszkanie będące odrębnym przedmiotem własności muszą mieć sporządzone księgi wieczyste  
   
• księga wieczysta może zostać założona dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, ale nie jest to obowiązkowe  
   
• obowiązek założenia księgi wieczystej zachodzi w przypadku zakupu spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, realizowanego przy pomocy kredytu

Każdy bank, co trzeba wiedzieć, wymaga założenia księgi wieczystej w związku z sytuacją kredytową, czyli koniecznością ustanowienia hipoteki na rzecz banku. Hipoteka zostaje wpisana do IV działu księgi wieczystej już po jej założeniu.

Akt notarialny mieszkania – prawa i powinności związane ze sprzedawaną nieruchomością

W przypadku określenia praw związanych ze sprzedawanym lokalem oraz towarzyszących mu obciążeń księga wieczysta i podstawa nabycia są niezbędne. Podobnie, pomoc naszego przedstawiciela może okazać się niezastąpiona. Dlaczego? Spróbujmy przewidzieć, do czego może dojść przy braku wystarczającej wiedzy przy zapoznaniu z podstawą nabycia.

Może się zdarzyć, że w księdze wieczystej brakowałoby zapisów potwierdzających, iż razem z zakupem nieruchomości został dokonany także zakup udziałów w nieruchomościach gruntowych pozwalających na dojście i dojazd do nieruchomości, np. do budynku w którym zlokalizowany jest lokal będący przedmiotem transakcji. W skrajnych sytuacjach może dojść do nabycia mieszkania, do którego nie mamy prawa dojazdu, ani dojścia.

Specjalista z „Atrium” podpowie także co robić, gdy w dziale IV albo III księgi wieczystej znajdują się adnotacje stwierdzające odpowiednio obciążenia hipoteki albo służebność osobista. A w takich okolicznościach osoba sprzedająca nieruchomość musi dostarczyć do notariusza kolejne dokumenty, czyli:

• zaświadczenie z banku o przedterminowej spłacie hipoteki, albo o jej wykreśleniu  
   
• oświadczenie zrzeczenia się służebności osobistej w przypadku istnienia osoby uprawnionej  
   
• oświadczenie stwierdzające uzyskiwanie dokumentów, które pozwolą na wyjaśnienie stanu prawnego nieruchomości (na przykład akt zgonu jako poświadczenie wygaśnięcia służebności)

Zaświadczenia związane ze sporządzeniem aktu notarialnego mieszkania

Osoba sprzedająca nieruchomość ma obowiązek dostarczenia dokumentów, dzięki którym notariusz będzie mógł umieścić w akcie poniższe informacje:

• stan prawny lokalu (nr KW, właściciele, podstawa nabycia)  
   
• dane lokalu takie jak położenie, adres, powierzchnia użytkowa, przynależne pomieszczenia (komórki, pomieszczenia piwniczne, strych, suszarnia itp.), stan techniczny, piętro i kondygnacja  
   
• związane z lokalem uprawnienia, czy obciążenia

Oprócz tego istnieją inne dokumenty, które mogą okazać się ważne – dostarczenie ich stanowi pewne ułatwienie dla notariusza oraz dla strony kupującej ponieważ likwiduje ryzyko pewnych nieporozumień w przyszłości. Trzeba je dostarczyć jeszcze przed podpisaniem aktu notarialnego. Mogą to być na przykład:

• zaświadczenie z ewidencji ludności potwierdzające brak zameldowania w lokalu osób trzecich  
   
• zaświadczenie od spółdzielni albo od wspólnoty mieszkaniowej o niezaleganiu z opłatami eksploatacyjnymi

Transakcja kupna-sprzedaży mieszkania – sprawa bonifikaty udzielonej na wykup mieszkania

Wpis do hipoteki w postaci kredytu bankowego może być dla strony kupującej nieruchomość sporym problemem. Podobnie w przypadku zabezpieczenia urzędu miasta albo gminy z tytułu bonifikaty udzielonej w przeszłości na wykupienie mieszkania. 

Dlaczego? 

Otóż według przepisów zgodę na wykreślenie hipoteki z księgi wieczystej uzyskuje się dopiero po upłynięciu 5 lat od daty wykupu nieruchomości. Jeśli sprzedaż mieszkania nastąpi wcześniej, wówczas może się okazać bonifikatę trzeba będzie zwrócić. W niektórych sytuacjach taka szybsza sprzedać może być jednak możliwa. Kiedy konkretnie?

Ustawa o gospodarce nieruchomościami przewiduje możliwość sprzedaży mieszkania na zakup którego urząd miasta udzielił bonifikaty. Z obowiązku zwrotu tej bonifikaty zwalnia się te osoby, które całą uzyskaną kwotę przeznaczą na kupno nowego mieszkania.

A co w przypadku gdy strona kupująca ma umowę kredytową?

Na stronie kupującej nieruchomość również spoczywają pewne powinności w kwestii dokumentacji. Nabywca nieruchomości dostarcza kancelarii notarialnej umowę kredytową razem z załącznikami. W umowie tej określony jest sposób zapłaty i wysokości kredytu, jak również bardzo ważny z punktu widzenia notariusza termin zapłaty. Umowa kredytowa jest zbiorem ustaleń wpływających na kluczowe zapisy aktu notarialnego.

Akt notarialny – zapisy wymagane przepisami

Do zawartych w akcie notarialnym podstawowych informacji należą przede wszystkim dane stron przystępujących do czynności prawnej. Notariusz musi mieć szczegółowe dane poszczególnych osób, informacje o ich stanie cywilnym, a także o ich działalności gospodarczej, jeśli takową prowadzą. W przypadku gdy którąś ze stron reprezentuje pełnomocnik, o jego ustanowieniu musi mówić inny, dodatkowy akt notarialny.

Oprócz tego wszystkiego akt notarialny powinien zawierać maksymalnie dokładny opis nieruchomości, jej cenę, termin zapłaty wraz ze sposobem zapłaty, jak również termin wydania nieruchomości stronie kupującej.

Transakcja kupna-sprzedaży nieruchomości – różnica między właścicielem a posiadaczem

Trzeba powiedzieć o jednej ważnej kwestii, często mylonej w potocznym postrzeganiu transakcji kupna-sprzedaży nieruchomości. Kiedy nastąpi podpisanie aktu notarialnego strona kupująca staje się właścicielem nieruchomości oraz wszelkich towarzyszących jej praw, nie staje się jednak jego posiadaczem. Posiadaczem będzie dopiero wówczas, gdy strona sprzedająca przekaże mu nieruchomość we władanie.

Warto również pamiętać, że do czasu wydania nieruchomości, wszelkie związanie z nią prawa i obowiązki, takie jak opłaty eksploatacyjne ciążą na stronie sprzedającej. Na kupującego przechodzą one dopiero po wydaniu nieruchomości i podpisaniu towarzyszących tej sytuacji protokołów zdawczo odbiorczych.

Transakcja kupna sprzedaży nieruchomości - protokoły zdawczo-odbiorcze i zabezpieczenia terminów

Kiedy już nastąpi podpisanie protokołów zdawczo odbiorczych, niedawny właściciel nieruchomości musi pamiętać o rozwiązaniu umów z dostawca mediów. Jak wszyscy wiemy, w rozbudowanych strukturach biurowych dochodzi czasem do pomyłek, które potem trudno odkręcić, warto więc poświęcić chwilę na zastosowanie urzędowej procedury, która zatrzyma niepotrzebne naliczanie rachunków. Nabywca sprzedanej właśnie nieruchomości będzie podpisywać nowe umowy z dostawcami mediów wybranymi przez siebie.

Na kiedy wyznacza się termin przekazania lokalu? 

Zazwyczaj chwila ta następuje po otrzymaniu przez stronę sprzedającą pełnej kwoty sprzedaży. Przy okazji trzeba wspomnieć, że warto umieścić w akcie notarialnym zapisy traktujące o dobrowolnym poddaniu się egzekucji z tego tytułu przez strony transakcji, osoba kupująca poddaje się egzekucji co do zapłaty, zaś strona sprzedająca – co do wydania. Co prawda przeważająca większość notariuszy stosuje takie zapisy obowiązkowo, warto jednak zwrócić na tę kwestię uwagę podczas wysłuchiwania czytania aktu, potem zaś na spokojnie wszystkie zapisy przejrzeć zanim jeszcze złoży się pod dokumentem swój podpis.

Transakcja kupna sprzedaży nieruchomości – obowiązki strony kupującej

Wbrew potocznej wizji obrotu nieruchomościami nie jest tak, że skup nabywa mieszkanie i staje się ono aktywem nie wymagającym zachodu, na podobieństwo czegoś w rodzaju smoczego skarbu. Strona kupująca po dokonaniu transakcji kupna-sprzedaży nieruchomości jest zobowiązana do kilku spraw. Jakich? Chodzi o:

• Rozliczenie się z Urzędem Skarbowym – notariusz pobiera podatek PCC (podatek od czynności cywilnoprawnych), należność płacona jest w jego kancelarii  
   
• Zgłoszenie się u zarządcy nieruchomości (wspólnota mieszkaniowa, spółdzielnia) jako nowy właściciel  
   
• W przypadku zakupu nieruchomości stanowiącej odrębny przedmiot własności względem gminy wypełnienie deklaracji podatkowej w ciągu dwóch tygodni od podpisania aktu notarialnego

Akt notarialny mieszkania - podsumowanie

Z powyższych rozważań jasno wynika, że akt notarialny mieszkania to bardzo ważny dokument zabezpieczający interesy wszystkich stron przystępujących do czynności prawnej transakcji kupna-sprzedaży nieruchomości. Aby wszystkie poruszone w niniejszym artykule kwestie zostały spełnione, co nada dokumentowi i jego zapisom status ważności zarówno strona sprzedająca jak i kupująca muszą ze sobą ściśle współpracować i na czas przygotować wszystkie niezbędne papiery oraz informacje. W efekcie da to oszczędność czasu i nerwów, a stronie sprzedającej znacznie przybliży moment pożądanego pozyskania środków i rozpoczęcia nowych projektów, inwestycji, albo wakacji, lub atrakcyjnych zakupów.